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企业如何降本增效让自己“活下去”

原创: Cloudpense云简 2018-10-15

起风了,凉意习习。

9月11日,万科南方区域月度例会上,万科董事长郁亮喊出“未来三年的目标是活下去”的口号。

企业如何降本增效让自己“活下去”

在国家层面降低各行业负债率的大背景下,一边是各大银行收紧对地产开发商的融资支持,开发商的融资成本飙升;另一边是各大城市的限贷、限购措施,已经到了史上最严格的程度。地产面临着夹缝中求生存的困境。不仅万科,万达地产开启了疯狂变卖资产的节奏,恒大地产坐上了贾跃亭的新能源汽车,碧桂园不惜一切代价加大周转率回收资金.....

所有的信号,都指向一个源头,国家在结束已经持续了10年的宽松货币、高负债模式来发展经济的模式了。取消光伏行业、新能源汽车、房地产行业的补贴,打击影子银行里的资金空转,强制资本市场去除杠杆,不惜以死亡一批上市公司的代价,刮骨疗毒。

中国企业面临着严峻的挑战,如何在资本寒冬下“节流”和“增效”,成为企业生存和发展的关键难题。做到降本增效的企业,才有可能逆流而上,成为新商业环境下的佼佼者。

节流篇

先说节流,你知道你的公司能够节约多少成本吗?

咱们一起来算笔账。一般企业管理费用占到年收入的5%到10%,假如一个企业年收入1个亿,管理费用就是500万到1000万,这个1000万里面约有7%的费用报销存疑,相当于有70万费用可能被不明不白的报销掉了,或者企业不知道为什么就用掉了。按万科2017年营业收入2429亿计算,理论上约有17亿的管理费用是可以想办法“节流”的。

那么如何节流呢?那就需要一套工具来实现。作为企业数字化费控领域的领跑者,简约费控正是这样一个为企业切实降低成本的平台,主要体现在以下两个方面:

一、全流程费用管控,和存疑报销说再见

以往企业制定了详细的费用标准和政策,但难以落地。简约费控强大的规则、表单和工作流引擎,支持企业将各项繁复的费用标准植入到系统中,员工在提交各项费用申请时,就可以清楚地看到自己对应的标准,做到从事前、事中、事后的全过程费用控制,费用的透明度和合规性得到了保障。

全流程费用管控 全流程费用管控

二、集成外部生态,降低差旅成本

简约费控链接了外部生态,使企业能够收集与分析各种消费数据,大大提升了集中采购议价能力,从而降低差旅成本。

简约费控链接外部生态数据 简约费控链接外部生态数据

比如以往企业与酒店约定一年住1000个晚上可以打8折,到第二年再去谈的时候,因为无法拿出有效的数据(比如企业去年实际住了多少晚),所以议价能力很低。现在通过简约费控可以调取和统计酒店的消费记录,结果发现去年一年总共住了2000多个晚上,有了数据的支撑,企业就可以提出今年酒店住宿打6折的要求。

与此同时,基于对费用数据的分析,企业可以知道哪些费用项不合理,可以有的放矢地去管控。

增效篇

说完如何节流,咱们再分别从财务、员工和管理层三个角色说说简约费控是如何帮助企业增效的。

从验票、审票到做账的全流程自动化,解放财务生产力

财务一般拿到一张报销单要做三件事情。首先要看票和验票。以往发票验真非常麻烦,要去国税底账库一个个验。

我们把验票这件事从财务身上剥离出来让系统来做。员工直接扫一扫发票上面的二维码或对着发票拍张照就可以导入发票及全票面信息。

系统连接了国税底账库,员工在导入发票的时候系统就自动验了这张发票,并在发票上标记“专(专票)、电(电子发票)、普(普票)、验(验真)”等字样。

验完票,财务就要审这张单据是不是合规,有没有超过费用标准,符合费用政策。企业可以在系统里设置多维度费用规则以及自定义校验规则,系统就会根据这些规则进行智能校验。不合规的单据,系统会自动标记并提醒,从而大大提高了财务审核的效率。

最后要看会计规则,以前财务每个月都要手工处理会计科目,现在只要把会计规则做进系统里,系统就会自动带出各类费用对应的会计科目,并一键生成财务凭证。同时可以与SAP、用友等财务系统进行集成,直接将财务凭证导入财务系统,财务系统生成的凭证号还会返回到我们系统里,形成一个完整的数据流程闭环。

简约费控帮助财务从繁复低效的劳动中解放出来,从而转向管理会计,基于财务数据的分析,帮助企业更好的筹划资金,支撑企业的管理和决策。

节省员工报销时间,提升工作效率

出差是一线员工很头疼的事,员工往往无法记住繁杂的费用标准,导致上交的发票不合规被退回,增加了员工和财务的沟通成本,反复提交发票也很浪费时间。使用简约费控后,员工再也无需记忆差旅标准,省去了不少麻烦。

通过智能语音助手,员工还解放了双手,通过人机对话,就能快速创建出差申请单。

审批通过后,系统还智能推送合适的航班信息。让出差变得轻松简单。

由于与携程、滴滴等商旅平台进行了集成,所有的消费明细会自动导入系统,员工在报销的时候无需填写费用明细,大大节省了员工的报销时间,同时确保了费用的透明度,避免了人为的干涉。

红框内信息从滴滴自动导入 红框内信息从滴滴自动导入

智能移动审批提升管理层审核效率

传统企业管理层通过邮件系统进行审批,由于没有预实结果和超标项的提示,需要线下查询结果,所以审批的流程和周期很长。

使用简约费控后,管理层可以现在利用碎片化的时间就可以进行移动审批,系统不仅支持批量审批,还能直观的看到被标记的超标项,使审批变得高效便捷。

移动审批界面 移动审批界面

目前,简约费控已帮助众多企业实现降本增效、智能合规

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