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费控的未来:敏捷、生态和智能(及海航集团案例分享)

原创: Cloudpense云简 2018-08-17

简约费控合伙人副总裁刘昕

作为数字化费控管理领域的领跑者,简约费控合伙人副总裁刘昕受邀在前不久由ITValue和钛媒体集团联合举办的2018年IT价值峰会的“尖货市场”环节分享了企业数字化费控发展的趋势以及海航集团财务共享中心系统建设的应用案例。

以下内容根据刘昕的演讲实录整理而成:

企业用控制流程的思路做费控
往往做不好费控

我们的CIO很多时候会给CFO提供建议,那就要站在CFO视角看企业的运营,企业运营中第二大的变动成本,就是企业的管理费用。一般企业管理费用占到年收入的5%到10%,假如一个企业年收入1个亿,管理费用就是500万到1000万,这个1000万里面约有7%的费用报销存疑,相当于有70万费用可能被不明不白的报销掉了,或者企业不知道为什么就用掉了;同时,很多企业的差旅政策无法落地,调研显示,仅有33%的差旅预定符合企业的差旅政策。

所以从财务角度来讲,他们关心的是如何控制管理费用,他们希望降本增效、合规风控,所以很多企业在OA或者ERP上做了二次开发,增加了很多流程,作为一个费控系统使用。上周和一个医药企业的CIO在聊,他们现在OA系统里面有3800条流程。

传统的管理是以控制流程的思路出发的,关注的是中间流程为什么这样跑,怎么把很多流程固化下来。这种做法本质上是反人性的,试想员工把这几千条流程用起来得有多费劲。

华为的陶总也讲,有些流程是没有必要的,你要关注的是输入输出。一线员工每天会发生费用,怎么样站在他们的角度去帮助他们,才是做费控的前提。我们这两天讲数据分析,讲决策支撑,这些数据哪里来的?

这些数据其实一线员工填上来的,这么复杂的系统做出来他们不愿意用或者用的不好,那么企业就会拿不到这些数据,同时数据的合规性也不会有保证。

最佳业务实践已死
敏捷才是企业的核心竞争力

传统费控最大的问题就是流程很死,当业务发生变化的时候,企业很难适应这个变化,特别是当一个大型集团企业下面有不同的业态,一套流程或者一套财务制度无法适应不同的业态,财务这个时候过来求助IT,大多数IT求助了最佳业务实践, 就是请一个供应商开发一套具备行业丰富经验的系统。

但是问题来了,开发一套这样的系统往往要花很长的时间,这期间企业还会产生很多新的需求,好不容易开发了一年上线了,乍一看可以满足企业95%的需求,但也只是暂时满足,因为企业的需求一直在变。

下面这张图是我看过的一本书,叫《奇点临近》,书中提到新技术和新发明现在以加速的状态被应用,不管是电话、无线电、电视、PC、手机、互联网还是云计算,每一个新的技术浪潮被1/4的美国人广泛应用时间越来越短。

奇点临近

科技发展的速度太快,没有人知道明年企业的外部环境是什么样的,但是有一点是确定的,企业一定会变化而且会变得越来越快。最佳业务实践是基于过去的商业、友商以及供应商总结出来的一套经验,你可能花了几百万用一年的时间做出来的最佳业务实践,明年怎么办,会不会变成一锤子买卖?

恐龙

就像恐龙,他一直按照所谓的最佳业务实践进化自己,让自己越来越大越来越强壮,但是当外部环境变化的时候,这个最佳业务实践失效了,被大自然进化规律无情的淘汰。而能敏捷适应环境变化的哺乳动物成为了地球新的主宰。

所以敏捷和快速试错才是企业未来的核心竞争力,AlphaGo称霸围棋,是因为它能在3天内互搏百万甚至千万棋局,因为它的无限敏捷,使他具备快速试错的能力,最终结果就是2000年的积累败给了3天的不断尝试。企业也一样,最终能够在最短时间内做出最多尝试的企业将获得更多市场和更多的生存机会。

费控发展趋势一:流程柔性化和自动化

未来费控系统帮助企业敏捷应对变化,主要体现在流程的柔性化和自动化。我们说系统里不要配置那么多流程、管理那么多流程,其实说的是让流程可以从前到后根据不同的属性元素计算出来。当企业流程规则发生变化的时候,改一下计算规则可以了,这样柔性化和自动化的流程,才可以适应未来的需求。那我们怎么通过敏捷的IT能力让所有的财务人员把它的流程柔性化和自动化?

举个最近发生的例子,增值税改革,税率从17%变成了16%,回到系统里设置的时候你就发现,改动这样的一个税率很麻烦——牵一发动全身,而且背后的业务逻辑、时间等维度都没有。但是在简约费控后台,我们客户花了一分半钟,在系统里面建了一个税务字段,后面再加个时间维度:2018年的5月1号以前的17%,5月1号以后的16%,系统根据重新设定好的规则自动调整了对应的财务逻辑。

还有一个客户说他们从财税底账库拉到了一张发票,这张发票的明细行中有“烟酒”两个字,他希望以后发票行中出现烟和酒时不允许报销,这在传统OA系统中很难做到,而我们花了半分钟写了一个函数就调整了校验规则。

同样,当企业的组织架构、业务逻辑或外部国家政策发生变化时,需要系统能够非常快速地调整从而适应这些变化,传统IT很难做到,但我们高可配置性的平台架构就像“乐高积木”一样,企业可以根据需求灵活搭建各种复杂的应用场景,配置所有的流程和规则,从而很快地适应任何变化。

这归功于我们平台底层的3大工作引擎:单据、规则和流程引擎,它们由180+配置类型和2000+配置细项组成,正是这些配置项,保证了我们的系统能够快速、高效地适配各种业务需求。

三大引擎

费控发展趋势二:多平台集成和云化

在这个互联互通的时代,软件定义一切、计算无处不在、数据承载连接。财务作为企业最重要的数据中心,如何收集、加工、存储、管理、分析、分享企业快速增长的数据,是财务部门面临的巨大挑战和历史机遇。

多平台集成和云化是财务转型的第一步,只有将内外部数据统一在一个平台上,才能分析利用数据去管理、去决策、去创新。

企业的外部数据主要有差旅消费(如携程、美亚、滴滴等)、企业采购(如京东企业购)、财税发票(如航信、百望)和支付金融四大块;企业内部数据主要包括IT、业务、财务、管理等系统平台。

我们做了简约费控这样一个智能化财务共享平台,为企业有效整合外部消费、财税、支付数据与内部流程管控,打造业、财、税一体数字化平台,形成企业有机的云服务生态。

外部生态遇见内部协同

当外部生态遇见内部协同,你会发现简单的消费数据变成了可以分析的业务逻辑,比如从差旅消费里面进来两张机票,以前后台很难通过系统自动化分析出我是为了什么项目什么客户什么目的定的机票,这个目的是不是可以达到,完成目的对应的绩效是怎样的。现在由于内外部的数据都打通了,我们再做进一步分析的时候,业务逻辑就非常清楚了。

再从差旅消费的应用场景来讲讲这个平台给员工和财务带来的变化。

打个比方,我在系统里创建了出差申请单,从上海到三亚,时间是8月17日到8月19日,预算是4000元,那么这些信息会自动推给如携程、美亚这样的差旅服务商。基于这些条件,差旅服务商会智能推送相应时间、地点、预算的航班以及酒店到这个系统里供我选择。

我实际消费完了之后,这些消费数据会在系统的消费记录池里面,我勾选一下就可以一键生成报销单,这大大简化了员工的报销流程,节省了他们的报销时间。企业还可以和差旅服务商签订月结支付,这样员工出差就不用垫钱了,满意度也会大大提升。

说到月结,财务往往会很头痛,因为他从差旅服务商那里拿到的是一张大发票,这张发票里面有一千条消费数据,财务每个月还得发给每个部门经理,让部门经理确认员工有没有用过。

现在系统可以根据所有员工的消费记录生成对账单,再和差旅服务商给的对账单自动匹配,并标记差异项,财务只要核对差异项就好了。同时这些费用会自动分摊到不同的成本中心、不同的项目和人,极大节省了财务做账的时间,同时给业务分析和决策提供了有力的支撑。

费控发展趋势三:岗位虚拟化和智能化

传统费控导致的另一个问题是它把所有的财务岗位变得很碎片化,目的是打造一个标准流程,就是把一个财务流程切的很碎,每个人负责很小的事,一个人扫描一个人审核,一个人做账一个人付款,造成的结果是财务人员存在感很低,同时流失率很高。

这些岗位将来会逐渐虚拟化,用人工智能替代,财务部门从低效的重复性劳动解放出来后,才能往管理会计转型,成为企业的神经系统,支撑企业的经营管理以及未来的变革。

下面讲讲我们如何利用人工智能技术帮助财务化繁为简,解放劳动力。

在财务审核方面,我们实现了从验票、审票到做账的全流程自动化。

财务一般拿到一张报销单要做三件事情。首先要看票和验票,验票有两方面,一是验真,而是验重。以往发票验真非常麻烦,要去国税底账库一个个验。

我们把验票这件事从财务身上剥离出来让系统来做。员工直接扫一扫发票上面的二维码或对着发票拍张照就可以导入发票及全票面信息,就连污损的发票也能识别出来。系统连接了国税底账库,员工在导入发票的时候系统就自动验了这张发票,并在发票上标记“专(专票)、电(电子发票)、普(普票)、验(验真)”等字样。

这归功于我们的智能票据识别技术,它能对图像进行深度学习,从而实现图像纠偏、去干扰以及智能版面的识别。

在电子发票方面,我们提供了非常便捷的方式便于员工从多种不同渠道导入电子发票(微信卡包集成、发票通集成和航信扫码领票等)

电子发票验重也是财务很头疼的问题,因为电子发票可以重复打印重复报销。用了我们的系统不会出现这个问题,因为电子发票一旦导入到系统,就无法再次导入。

验完票,财务就要审这张单据是不是合规,有没有超过费用标准,符合费用政策。企业可以在系统里设置多维度费用规则以及自定义校验规则,系统就会根据这些规则进行智能校验。不合规的单据,系统会自动标记并提醒,从而减少了领导盲批的风险,也大大提高了财务审核的效率。

最后财务要看会计规则,这涉及到费用背后的业务逻辑,比如拿吃饭举例,对于一线人员来说,业务语言就是“餐费”。那么销售同事的餐费对应的管理会计科目可能是销售费用,研发人员的餐费对应的是研发费用。

以前财务每个月都要手工处理会计科目,现在只要把会计规则做进系统里,系统就会自动带出各类费用对应的会计科目,并一键生成财务凭证。同时可以与SAP、用友等财务系统进行集成,直接将财务凭证导入财务系统,财务系统生成的凭证号还会返回到我们系统里,形成一个完整的数据流程闭环。

人工智能

人工智能技术不仅解放了财务的生产力, 同时也解放了一线的员工的双手。比如我们研发的智能语音助手,就像苹果手机的Siri,员工和他进行对话,就能自动创建出差申请单等各种单据。

这背后是自然语音语义的识别技术与业务逻辑深度学习的结果。

我们还为管理者提供了智能审批助手,管理者在审批的时候可以查看单据对应的预算、分摊以及历史数据,从而让审批变得有据可依。

从数据分析层面,通过多维度的数据统计、丰富的报表分析以及自定义的报表管理,助力企业管理者巧于决策,精于运营,善于创新。

多维度费用分析

敏捷的架构和实施方法
助力海航在53天内上线28家企业

下面我想分享一下海航集团数字化费控的案例,之所以选择海航,是因为他就是从传统费控转向数字化费控的一个典型案例,这典型主要体现在海航曲折的试错经验上,相信会对大家有所启发。

海航集团有1700家成员企业,四大业务板块,20万的员工,他们想建财务共享中心,提出前台中台后台的概念:前台用户层提升用户体验,中台处理层核算、合并费用报销税务资金等,将财务从事务性转型成管理型角色;后台管理层辅助管理决策,助力集团共享。

海航共享中心建设目标

海航刚开始找了原有的ERP供应商花费相当投入,驻场30几位开发人员花了一年半的时间,只做了14家公司。因为海航业务变化太快了,它不断的并购、流程不断的改,开发人员很惨,刚确认了一个需求,做了三个月终于出来了,结果这个公司和另外的公司合并了。

再加上海航的成员企业数量多、覆盖业务范围广、内外部需要集成的系统杂,这家ERP厂商实在做不下去了。

海航内部的项目负责人非常焦虑,距离财务领导给的上线期限只剩下两个月的时间。临时更换供应商从零开始的话,按照之前供应商的模式和进度,无法在剩下不到两个月的时间内完成集团的任务指标。

借助简约费控的三大引擎技术并运用独特的敏捷实施方法论,在53天里简约费控成功帮助海航上线财务共享中心系统并推广了28家企业,平均1家企业的开发时间是2天。

海航共享中心面临挑战

海航给我们使用反馈是员工整理和提交时间节省50%、差旅费用合规性提高60%,差旅支出平均节省20%。他们总结了一句话送给我们:简约费控是管理人员的助手、财务人员的利器、所有员工的福音,并特意给我们拍了个视频。

我们始终坚信架构决定产品,产品决定服务,服务决定使用质量。我们会继续死磕我们的产品和服务,把用户满意度做到极致。