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东风通信:财务管理必须化繁为简,高效适配

原创: Cloudpense云简 2018-10-26

东风通信始建于1969年,经过近五十年的发展,企业内部管理较为完善,但与此同时却带来了流程较为繁复和拖沓,尤其是繁杂低效的财务报销及审核流程使其财务部分苦不堪言。2017年,东风通信解决了这个困扰已久的财务管理问题,他们说:“遇到你是我们的幸运。”

数字化转型已经成为中国企业的重要关键词,新兴技术的不断出现与落地使企业之间的竞争愈加激励。“如何借助新技术为企业降本增效?”已经成为企业领导者思考的问题。那么,如何才能做到降本增效?东风通信给出了优选答案,他们认为:财务管理必须化繁为简,系统架构必须高效适配

财务管理:化繁为简才能轻装上阵

当下,越来越多企业意识到费用控制在企业管理与运营当中的重要性,但现实情况是:大多数企业的费用控制标准和流程较为复杂,且缺乏灵活性和人性化。这样的费用管理模式不仅考验着普通员工对于报销流程的熟练掌握和运用,也对企业的管理人员和财务部门提出了更高的要求。东风通信技术有限公司(以下简称“东风通信”)就面临着这样的困扰。

东风通信成立于2001年,是东风汽车公司的全资子公司。其前身第二汽车制造厂电信处,始建于1969年。经过近五十年的发展,东风通信已拥有交换容量15万门、固话用户10余万个、互联网用户2万余户、企业网接入近300家。作为一家迅速发展、业务范围广阔的基础信息化业务和通信服务的企业,东风通信始终积极寻求数字化转型,为东风集团几十年信息化建设提供重要支撑。

东风通信财务计划部部长张学军在谈到原来的报销流程时说:“东风通信对费用控制的合规性十分重视,但是员工对于费用控制标准和流程无法完全理解,频繁的咨询使得财务部门人员沟通成本大大提高,这对公司财务系统的发展十分不利。”

确实如此,传统的OA报销系统操作不便,员工往往记不住各种繁杂的费用标准,在报销时常因上交发票不符合规定导致退单返工。外地项目组员工报销更是困难,重复修改的报销过程不仅浪费时间,也增加了企业支出成本。面对着越来越多的报销流程、发票单据涌向公司财务系统,张学军意识到:建立一套费用控制的标准化平台势在必行。

2017年10月,东风通信正式开始实施简约费控系统,2017年12月该项目顺利上线。上线后,企业的各个层面对财务流程达到了一致的认可,因为:简洁易懂的系统界面提升了员工的报销体验,完备且人性化的报销标准提示,使得员工再也不用为报销退单烦恼。据统计,系统上线后退单率降低了50%,平均7个工作日即可收到报销款项。同时,系统还为管理者提供了智能审批助手,管理者在审批时可以查看单据对应的预算、分摊以及历史数据,从而让审批变得有据可依。

另外,系统还提供了多维度的数据统计、丰富的报表分析以及自定义的报表管理。建立在数据支撑的基础上,公司领导者可以更客观地把控各项费用成本。

目前,东风通信费控系统已配置表单44个、审批工作流59条,录入会计科目567条、预算科目50条。公司已经全面实现了对可控费预算、项目费用的简单高效、实时管控。

简约费控:架构强大才能高效适配

东风通信的管理者认为:简约费控的优势不仅在于简单易操作,该系统还具有高效适配的特点。确实如此,该系统能够快速部署和复制也是其受到认可的主要原因。

据了解,东风通信使用的系统功能全部由简约费控的标准功能配置实现。在配置过程中无需涉及代码编写,就可让流程根据业务灵活变动,极大地缩短了系统上线时间。强大的底层架构使得企业能够更快地实现由传统费控向数字化费控的转变。

简约费控创始人兼CEO俞洋说:“我们始终坚信架构决定产品,产品决定服务,服务决定使用质量。”简约费控系统的平台底层拥有3大工作引擎:单据、规则和流程引擎。它们由180+配置类型和2000+配置细项组成,正是这些配置项,保证了简约费控的系统能够快速、高效地适配各种业务需求。

不仅东风通信,还有很多企业的实践案例验证了简约费控系统敏捷的架构和实施方法,海航集团的数字化费控实施过程就是其中的一个。

海航集团共拥有1700家成员企业,20万员工。在费用控制方面,集团计划建设由前台中台后台组成的财务共享中心,前台用户层提升用户体验,中台处理层核算、合并费用报销税务资金,后台管理层辅助管理决策,助力集团共享。

海航共享中心建设目标

但是由于集团体量大、成员企业多、业务覆盖范围广且变化迅速、财务流程不断更改、内外部集成复杂等原因,使得原有的ERP无法将财务共享中心系统快速推广到成员企业,30多位开发人员用时一年半也只能推广到14家公司。而此时,距离财务领导给出的系统上线期限只剩下两个月,如果继续按照之前的模式和进度,一定无法在剩余时间内完成集团的任务指标。

幸运的是,海航集团遇到了简约费控。仅仅用时53天,借助简约费控的三大引擎技术,并运用其独特的敏捷实施方法论,集团就上线了财务共享中心系统,并推广了28家企业,平均1家企业的部署时间仅仅为2天。

简约费控敏捷实施方法论 简约费控敏捷实施方法论

系统上线后,海航集团给出了反馈:员工报销整理和提交时间节省50%、差旅费用合规性提高60%,差旅支出平均节省20%。

化繁为简,高效适配是东风通信、海航集团的需求,也是未来费用控制的必然趋势。未来,简约费控还将不断创新,在产品和服务上下功夫,助力企业敏捷应对变化,更好地支撑企业管理和决策。