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翠丰中国:快速上线,立竿见影的"化繁为简"!

原创: Cloudpense云简 2019-3-11

翠丰中国:快速上线,立竿见影的化繁为简

翠丰集团是一家在英国上市的家装业零售企业,在全球排名位列前三。翠丰在亚洲和欧洲市场共拥有600多家店,旗下拥有数个著名零售品牌。其中,已创办20年之久的百安居目前是英国最大家装连锁店。

化繁为简势在必行

谈及翠丰上费控系统的初衷,翠丰中国区财务总监沈丽说道:“我们集团的组织架构非常复杂,导致我们在亚洲没有报销系统,只能通过线下的EXCEL表格提交和审批。但是我们在亚洲有非常多的员工出差,再加上我们的报销政策非常复杂,给员工填报和财务审批都带来了巨大的挑战。

同时,由于外部税务对于发票的严格要求,以及内部差旅费用多维度报表的需求,也加大了我们财务的压力。”

决策依据:高效的业务适配性

作为具备业务思维的资深财务总监,在进行选型时,沈丽考虑的不仅是产品的功能是否满足她们的需求,她更关注满足她们的需求需要花多久的时间和多大的代价。同时,当外部政策及内部业务发生变化时,系统是否能够简单、快速的适配,也是她考量的重要因素。

“简约智享团队非常专业,在我们前期非常短的沟通中,我们了解到简约智享可以很快地实现我们至少85%的需求,而且实施的时间相当短,在两三个月内就可以上线。所以我们毫不犹豫地选择了简约智享。”沈丽如是说。

两个多月实现系统上线

在项目实施的初期,结合翠丰的报销政策、审批环节等信息,项目组先搭建出一套系统环境,向翠丰的财务管理人员进行直观的演示。在这个过程中,翠丰的财务人员可以通过流程演示,清晰地看到哪些流程可以满足需求的,哪些需要修改和优化。而修改的过程同样在简约智享的平台通过配置就可以快速实现。经过不断迭代的配置过程,简约智享最终用两个多月的时间就完成了翠丰费用管理系统的上线。

立竿见影的使用效果

简约智享的上线,解决了困扰翠丰集团数年的费用管理难题。

首先,员工报销周期缩短至5天。通过将翠丰复杂的报销政策植入系统,员工无需记忆复杂的费用政策,系统自动提示合规性;员工还可以通过语音对话一键创建各类单据,大大提升了员工的填单效率及报销体验。员工的平均报销时间从之前的一个月,减少到了现在的5天。

其次,管理人员审批效率大幅提升。通过预算联查、智能审批助手提示超标单据,管理人员有了审批依据,提高审批效率的同时,也可以实时进行管理优化。

使用简约智享后,最受益的还是财务人员

1. 费用合规性提升60%:系统针对超标的单据会带有合规风险提示,再加上图像OCR技术可自动识各种票据类型,并自动完成发票验真去重,大幅提升了费用的合规性。

2. 财务人员月处理单据量提升256%:同时,系统可以自动带出会计科目、生成财务凭证,并批量导入财务系统,大大提高了财务人员的效率。

简单运维,随需应变

“另外值得一提的是系统的敏捷性,当公司有新的业务需求时,系统可以通过改变配置将新需求得以落地。比如,当我们的组织架构变化时,系统可以按新的组织架构生成以往月份的数据报表。这些操作我们财务人员就可以实现。”沈丽欣慰地说道。

工欲善其事,必先利其器。对于翠丰来说,使用简约智享是财务转型的第一步。用沈丽的话说:“简约智享帮助我们大幅提升财务人员工作效率的同时,让我们有能力、有数据成为业务的助手,帮助公司去管理、决策和创新。”